Kundreferens: Sarlin Oy Ab

Lea Karekki
chef, finans och ekonomistyrning, logistik, Q&E
Sarlin Oy Ab

Sarlins serviceverksamhet stod i förgrunden när företaget började leda efter ett nytt ERP-system. Även om alla ERP-leverantörer hade bra lösningar för försäljnings- och lagerhantering hade Sarlin svårt att hitta ett system som gav rätt stöd till dess underhållstjänster, som är en viktig del av verksamheten, och samtidigt kunde hantera mobilanvändare.

”I linje med vår önskan om att få vår serviceverksamhet att generera större intäkter än tidigare bestämde vi oss för att försöka hitta det system som skulle fungera bäst för den här sidan av verksamheten”, säger Lea Karekki, chef, finans och ekonomistyrning, logistik, Q&E på Sarlin.

”Det nya ERP-systemet innebar även en fullständig uppdatering av verksamhetskonceptet”, säger Päivi Lindgren, administratör för Roima Lean System på Sarlin.

Totalt 90 personer på Sarlins använder Roima Lean System. Systemet används för försäljning, inköp och projektledning samt för kundmötesrapporter, hantering av reseutgifter och lager.

Företagets serviceverksamhet bygger på underhållsplaner för utrustningen, baserat på underhållsuppgifter som genereras automatiskt för den kommande perioden. Arbetsledaren ansvarar för att planera uppgifterna mer i detalj och allokera nödvändiga resurser för dem. Processen fungerar även på samma sätt för faktureringen. All fakturering som är kopplad till avtal kan hanteras med automatiska funktioner.

En annan stor förändring som skedde i samband med ERP-systembytet var att underhållstekniker fick läsplattor där appen Mobile Field Engineer (MFE) var installerad. MFE har blivit ett viktigt verktyg eftersom det ger teknikern tillgång till kundens underhållsdata för utrustning ute på fältet och även har de rapporteringsverktyg som behövs.

Kunden kvitterar uppgiften som slutförd på läsplattan och får en rapport direkt. Dessutom allokeras material som används, slutförda arbetade timmar och reseutgifter direkt till lämplig uppgift. Tidigare gjordes allt detta med flera pappersdokument, vilket innebar extra administrationsarbete för både tekniker och kontorspersonal”, säger Marko Sirviö, specialist på system för komprimerad luft och gas på Sarlin.

Samtidigt lagras historikdata på enhetskorten.

Sirviö nämner även att driftstimmarna för utrustningen registreras av systemet. Det är visserligen en mindre detalj, tillägger han, men samtidigt viktig för underhållet av kundens utrustning. När saker registrerades på papper glömde man ofta bort att ta med den här uppgiften. I MFE behöver användare dock ofta ange antalet timmar innan de kan ange en uppgift som slutförd.

En bedrift som är viktigare för Sarlin är att faktureringen går snabbare.

”Tidigare skickade tekniker arbetsorder till arbetsledaren någon gång under arbetet, och sedan tog arbetsledaren vid och registrerade underhållsuppgiften och fakturerade”, förklarar Sirviö.

”Vid en uppföljning konstaterade vi att faktureringstiderna verkligen hade förkortats drastiskt i och med det nya systemet”, bekräftar Karekki.

Det nya systemet fick ett gott mottagande av underhållsteknikerna, även om åldersspannet för dem är brett och alla inte hade erfarenhet av smarta enheter från början. ”MFE-granssnittet är bra och de smarta enheterna togs emot väl. Givetvis innebär introduktionen av nya system utmaningar och i det här fallet tog det tid att reda ut några saker men Roima var snabba med att göra nödvändiga ändringar och vi har varit nöjda med det vi fått”, sager Lindgren.

”Alla användare erbjöds även ett tangentbord men ingen ville ha det. Nu hanterar alla läsplattan med en penna”, säger Sirviö.

Valet av nytt ERP-system föregicks av en noggrann beslutsprocess som tog nästan ett år. Målen som definierades för det nya systemet var att det skulle ge en effektiv resurskontroll och att medarbetarna skulle få tillgång till viktig information om servicearbetet.

När Sarlin hade valt ERP-leverantör var Roimas lösning driftsatt efter cirka tio månader. Samtidigt fick företagets lager i Gruvsta i Vanda en helt ny design, med bland annat ett lagerautomatiseringssystem. Dessutom integrerades Aditros programvara Wintime och Personec W i Roima Lean System för ekonomiadministration och löneuträkning.

”Systemintroduktionen fungerade utmärkt. Hela teamet var mycket motiverat även om alla var tvungna att göra det här vid sidan av sina andra arbetsuppgifter. Jag tog endast på mig administratörsrollen senare. Roima gav mig bra stöd och nödvändiga korrigeringar implementerades snabbt”, säger Lindgren.

Inom ramen för det här sammanhanget samarbetade Roima och Sarlin med att utveckla underhållsmodulen så att den skulle uppfylla företagets specifika behov. ”Vårt samarbete gav goda resultat”, säger Lindgren.

Gamla data flyttades över till det nya ERP-systemet i gruppöverföringar, förutom öppna order som fick en annan behandling: under den sista utbildningsdagen lagrade deltagarna egna köp- och säljorder manuellt i Roimas system.

”Ingen fick gå hem innan siffrorna stämde”, säger Päivi Lindgren med ett skratt. ”Det förekom inga avbrott och vi kunde skicka ut leveranser och fakturor som vanligt från första dagen.”